É comum perceber alguns erros na contabilidade empresarial: uma hora extra que não foi contabilizada, uma nota que acabou passando batido ou até mesmo o pagamento de algum imposto. Mas, você sabe quais são os principais erros e como eles podem afetar a sua empresa por completo? Neste blog, exploraremos os erros mais comuns que as empresas cometem na área de contabilidade e como evitá-los.

A contabilidade precisa ser precisa e eficiente para o sucesso dos negócios, e evitar erros é essencial. Além disso, essa ciência passa a ser uma parte vital de qualquer negócio. Ela fornece informações financeiras precisas que ajudam na tomada de decisões estratégicas, no cumprimento das obrigações fiscais e na gestão eficaz dos recursos. No entanto, erros na contabilidade podem ser prejudiciais.

Erros na contabilidade

Quem nunca errou um dado na planilha ou que esqueceu de fazer o lançamento de alguma nota que atire a primeira pedra, não é mesmo? Com as demandas do dia a dia, fica difícil não esquecer de algo. Porém, quando o assunto é contabilidade empresarial, alguns erros acabam por serem fatais.

Por isso, é preciso criar uma rotina detalhada e bem elaborada de todas as ações que precisam ser tomadas diariamente, semanalmente, mensalmente e anualmente. Isso por que, o fisco mantém regrada a cobrança impostos e prestações nas mais diversas épocas do ano e elas variam conforme a área de atuação do seu negócio.

Se você tem dúvida se sua empresa pode estar cometendo algum erro na contabilidade, aproveite para ver os principais erros e ficar por dentro de ações que possam ser benéficas para a área contábil da sua empresa.

Desorganização de Documentação

A contabilidade exige muita dedicação, estudo e controle das mudanças nas legislações. Diariamente, cláusulas e normas tendem a mudar e a falta de organização desses documentos podem causar um grande prejuízo. Isso acontece porque grande parte dos departamentos precisam prestar contas do que entra, do que sai e, principalmente, dos gastos que esse trabalho envolve.

E, com a correria do dia a dia, a falta de organização de documentos acaba se tornando um erro muito comum na contabilidade. Quando documentos financeiros, recibos e registros são desorganizados, é difícil manter um controle preciso das finanças. Isso pode levar a erros contábeis graves.

Para resolver a desorganização de documentação na sua empresa, nomeie um funcionário que estará responsável por separar essas documentações. Oriente a melhor forma de separação e busque uma forma prática e fácil de armazenar esses documentos, até porque, é muito importante que eles sejam guardados por um período para possíveis conferências.

Não Conciliar Contas Regularmente

A conciliação de contas é uma prática contábil fundamental que ajuda a garantir a precisão dos registros financeiros e a prevenir problemas financeiros no futuro. A falta de conciliação é um erro que pode ser evitado com um processo adequado e consistente. Ela não apenas fornece uma imagem precisa das finanças da empresa, mas também permite tomar decisões financeiras mais informadas.

Quando as contas não são conciliadas regularmente, as transações financeiras podem passar despercebidas. Isso significa que a empresa pode estar gastando mais dinheiro do que pensa ou perdendo receitas não registradas. A falta de conciliação também pode levar a uma falsa sensação de segurança, pois os registros podem parecer precisos, quando na realidade estão incorretos.

A solução para esse erro é simples, mas requer consistência e dedicação. A conciliação de contas envolve a comparação minuciosa dos registros financeiros da empresa com extratos bancários, faturas e outras fontes de dados financeiros.

Falhas na Classificação de Despesas

A classificação inadequada de despesas é um erro comum que pode ter implicações financeiras significativas para uma empresa.

Quando as despesas são classificadas de maneira inadequada, isso distorce a visão geral das finanças da empresa. Despesas mal classificadas podem resultar em demonstrações financeiras imprecisas e declarações fiscais incorretas. Isso pode levar a multas fiscais, uma má imagem financeira e dificuldades para cumprir obrigações fiscais.

A solução para esse erro é estabelecer e manter um sistema de classificação de despesas eficaz, de forma com que seja criada categorias claras e específicas que se apliquem à sua empresa, como por exemplo, “Despesas Operacionais”, “Despesas de Marketing”, “Despesas de Pessoal”, entre outras. Além disso, manter os registros detalhados é muito importante. Em casos de dúvida ou complexidade, consulte um profissional de contabilidade. Um contador pode fornecer orientações e garantir que as despesas sejam adequadamente classificadas.

Não Realizar a Depreciação Adequadamente

A depreciação é um conceito contábil fundamental que envolve a alocação gradual do custo de ativos tangíveis ao longo do tempo. Muitas empresas cometem o erro de não realizar a depreciação adequadamente, o que pode levar a problemas contábeis e financeiros.

Quando os ativos não são depreciados adequadamente, isso pode inflar o valor dos ativos no balanço patrimonial da empresa. Isso cria uma visão distorcida da saúde financeira da empresa e pode impactar negativamente a tomada de decisões.

A solução para esse erro é implementar um sistema adequado de depreciação de ativos, de uma forma que fique clara a identificação de ativos depreciáveis, a escolha do método de depreciação, estabelecimento da vida útil, manter um cálculo ativo dessa depreciação e sempre ter os registros atualizados.

Falta de Controle de Estoque

A falta de controle de estoque é um erro que pode impactar significativamente as finanças e operações de uma empresa. Muitas empresas negligenciam a gestão adequada do estoque, o que pode resultar em perdas financeiras e ineficiência operacional. Quando uma empresa não mantém um controle eficaz de seu estoque, pode ocorrer uma série de problemas, incluindo excesso ou falta de estoque. Isso afeta a eficiência operacional e a saúde financeira.

A solução para esse erro é implementar um sistema de controle de estoque eficiente. Por isso, busque sempre classificar produtos de forma efetiva, manter um departamento específico com ponto de pedido e utilizar um software de gestão de estoque eficiente. Essas são apenas algumas etapas que você deve colocar em prática na sua empresa para que esse controle de estoque seja gerido de forma eficiente.

Não Acompanhar os Impostos de Perto

O mais comum entre os erros da contabilidade empresarial está em não acompanhar os impostos de perto! O acompanhamento adequado dos impostos é essencial para evitar problemas fiscais. A falta de pagamento de impostos no prazo pode resultar em multas e penalidades significativas.

A solução para esse erro é implementar um sistema de gestão fiscal eficiente que permita o acompanhamento preciso dos compromissos fiscais da empresa. Com isso, você poderá ter, em fácil acesso, a identificação de obrigações fiscais, um calendário fiscal definido, um registro de transações eficiente. Mas, lembre-se: para isso, é preciso investimento em mão de obra qualificada e tecnologia eficiente.

Como Evitar erros na contabilidade

Evitar erros na contabilidade empresarial é crucial para a saúde financeira e o sucesso contínuo da empresa. A contabilidade precisa ser precisa e confiável para tomar decisões informadas e cumprir obrigações fiscais. Ao identificar e corrigir esses erros, as empresas podem manter suas finanças sob controle e prosperar no mercado. Evitar esses erros é um passo importante na direção certa e para isso, você pode:

• Manter uma boa organização: Estabeleça um sistema organizado para documentação financeira e mantenha registros atualizados.
• Conciliar Contas Regularmente: Realize conciliações de contas mensalmente para garantir que os registros estejam alinhados com as transações reais.
• Treinar e Atualizar a Equipe: Garanta que a equipe de contabilidade esteja bem treinada e atualizada com as regulamentações fiscais.
• Automatizar Processos: Use software de contabilidade eficiente para automatizar tarefas e minimizar erros humanos.

Controlar a contabilidade da sua empresa é o diferencial que você busca para o seu negócio. Em caso de dúvidas, consulte sempre um contador especializado na sua área.